Consigli per videoconferenze efficaci

Non è indifferente l'allestimento per una videoconferenza: attrezzature inadatte e scena poco visibile possono annullare quasi del tutto l'efficacia delle parole del relatore.

Illuminazione

  1. Evitare sorgenti luminose (finestre, lampade) alle spalle.
  2. Collocarsi in modo da avere sul volto un'illuminazione diffusa. Esistono lampade LED leggere, snodabili o ancorabili allo schermo, a basso costo, alimentate via USB, per illuminare in modo opportuno.
  3. Lo sfondo alle spalle non deve essere troppo chiaro (parete bianca) perché tenderebbe a mettere in ombra il volto: un fondo verde chiaro è ottimale per sostituirlo con qualsiasi immagine (gli sfondi virtuali funzionano bene se si sta quasi fermi). Per la buona qualità della visione è sufficiente una parete colorata, una libreria, un grande poster, ma mai una finestra o una tenda bianca.

Microfono

  1. Se si usa un computer portatile o uno smartphone, in un locale isolato, si può adoperare il microfono incorporato, a condizione che l'amplificazione sia dallo stesso apparato. La distanza dal microfono deve essere inferiore al metro per evitare che i rumori di fondo si mescolino troppo con la voce, anche se ormai molti sistemi di videoconferenza hanno opzioni per la riduzione di questi rumori.
  2. Se si sta in un luogo rumoroso (ad esempio una stanza con altra gente intorno o con la finestra aperta), conviene utilizzare un microfono vicino alla bocca (orecchio o cravatta). Quelli a filo sono sempre migliori di quelli Bluetooth, ma bisogna verificare che abbiano il connettore TRSS (con tre bande nere) adatto allo smartphone o al computer che ha solo una presa jack polivalente: in questo caso però si perde l'audio se il microfono non ha le cuffie incorporate.
  3. In alternativa, si può usare un microfono USB da tavolo omnidirezionale (la mia esperienza con questo è molto positiva) che ha il vantaggio di permettere a più persone nella stessa stanza di intervenire. Il cavo può essere esteso con una prolunga fino a 10 metri.
  4. Quando ci sono più microfoni collegati allo stesso apparato, la selezione di quello da utilizzare può essere poco intuitiva e dipende dal sistema di trasmissione: Google Meet lo fa scegliere dalle Impostazioni (tre puntini), Zoom dall'icona Disattiva/Riattiva Audio, Teams in Altre azioni (tre puntini) Impostazioni Dispositivo. Conviene verificarne il funzionamento prima di iniziare.
  5. Non attivare mai nella stessa stanza microfoni o amplificatori di più apparati connessi alla stessa videoconferenza: generano suoni di ritorno insopportabili.
  6. Prima di collegarsi a una videoconferenza in corso, chiudere il proprio microfono: attivarlo solamente se necessario, senza disturbare chi sta parlando. Conviene imparare le scorciatoie dei principali programmi per attivare o disattivare il microfono e la telecamera.

Inquadratura

  1. Non avvicinarsi troppo alla telecamera per evitare la deformazione del volto. Controllare l'effetto prima di iniziare.
  2. Con lo smartphone è preferibile un'inquadratura orizzontale che risulta più naturale per il nostro campo visivo.
  3. Almeno quando si parla, cercare di guardare la telecamera per mantenere il contatto visivo con gli interlocutori: non è facile perché si tende a guardare lo schermo che è in direzione diversa. Un semplice trucco è ridurre la finestra di ciò che si deve leggere o l'immagine che si vuole guardare mentre si parla, e collocarla nello schermo il più possibile vicina alla posizione della telecamera.
  4. Sistemare la telecamera o lo smartphone su un supporto stabile: tenerli in mano genera movimenti che danno fastidio all'interlocutore.
  5. Prima di collegarsi a una videoconferenza in corso, chiudere la propria telecamera: attivarla solamente se necessario. Nel caso di riunioni numerose in cui uno solo parla per la maggior parte del tempo, può essere opportuno non attivarla per nulla, per non distrarre gli altri ascoltatori. Diversa è la situazione di una riunione familiare o un dibattito oppure una lezione in cui il docente vuole vedere gli studenti.

Presentazione

  1. La condivisione di schermo o finestra o scheda del browser è possibile con tutti i sistemi. La scelta opportuna deve essere valutata facendo qualche prova. Per esempio, se si vuole condividere un video YouTube con Google Meet, è necessario condividere la scheda di Chrome.
  2. Risulta molto conveniente avere due schermi: il principale con l'applicazione di videoconferenza e il secondo con la presentazione, condividendo tutto questo secondo schermo. In questo modo si ha la possibilità di vedere gli interlocutori mentre si presenta a pieno schermo.
  3. Se si usa PowerPoint bisogna conoscere bene le sue diverse modalità di presentazione: per esempio, la modalità relatore può creare problemi se si sta contemporaneamente proiettando e condividendo. Va evitato in ogni caso di condividere PowerPoint senza aver attivato la presentazione a tutto schermo.
  4. In molte circostanze è più prudente salvare la propria presentazione in PDF e presentarla a pieno schermo (CTRL-L).
  5. Se si devono mostrare filmati su YouTube durante la presentazione, è molto conveniente creare la presentazione stessa su Google Drive con lo strumento apposito, oppure importare quella PowerPoint, convertendola in formato Google. In questo modo si possono inserire elementi di YouTube, dimensionandoli opportunamente e decidendo se farli attivare automaticamente o al clic.

Monitoraggio

  1. Per garantire qualità ed evitare problemi, nella stessa stanza della trasmissione conviene che ci sia qualcuno, diverso dal relatore, che vede e ascolta tramite auricolari, tenendo spento il proprio microfono, per evitare il rimbombo.
  2. In alternativa, il monitoraggio può essere a cura di qualcuno remoto che sia in contatto con l'organizzatore o il regista, via chat alternativa o telefono.
  3. Nelle occasioni importanti, che includono la trasmissione sui social networks, non escludere di utilizzare sistemi come Restream che, anche nelle versioni gratuite, offrono servizi più che sufficienti.
2021-05-23
Michele Crudele