Consigli per videoconferenze efficaci

Non è indifferente l'allestimento per una videoconferenza: attrezzature e scena inadatte, così come presentazioni poco leggibili, possono annullare quasi del tutto l'efficacia delle parole del relatore.

Illuminazione

1. Evitare sorgenti luminose (finestre, lampade) alle spalle.
2. Collocarsi in modo da avere sul volto un'illuminazione diffusa. Esistono lampade LED leggere, snodabili o ancorabili allo schermo, a basso costo, alimentate via USB, per illuminare in modo opportuno.
3. Lo sfondo alle spalle non deve essere troppo chiaro (parete bianca) perché tenderebbe a mettere in ombra il volto: un fondo verde chiaro è ottimale per sostituirlo con qualsiasi immagine (gli sfondi virtuali funzionano bene se si sta quasi fermi). Per la buona qualità della visione è sufficiente una parete colorata, una libreria, un grande poster, ma non una finestra o una tenda bianca.

Microfono

1. Se si usa un computer portatile o uno smartphone, in un locale isolato, si può adoperare il microfono incorporato, a condizione che l'amplificazione sia dallo stesso apparato. La distanza dal microfono deve essere inferiore al metro per evitare che i rumori di fondo si mescolino troppo con la voce, anche se ormai molti sistemi di videoconferenza hanno opzioni per la riduzione di questi rumori.
2. Se si sta in un luogo rumoroso (ad esempio una stanza con altra gente intorno o con la finestra aperta), conviene utilizzare un microfono vicino alla bocca (orecchio o cravatta). Quelli a filo sono sempre migliori di quelli Bluetooth, ma bisogna verificare che abbiano il connettore TRSS (con tre bande nere) adatto allo smartphone o al computer che ha solo una presa jack polivalente: in questo caso però si perde l'audio se il microfono non ha anche le cuffie incorporate.
3. In alternativa, si può usare un microfono da tavolo omnidirezionale che ha il vantaggio di permettere a più persone nella stessa stanza di intervenire. La mia esperienza con questo è ottima anche per riunioni con dieci persone: funziona sia con cavo USB che con Bluetooth e ha anche un buon altoparlante.
4. Quando ci sono più microfoni collegati allo stesso apparato, la selezione di quello da utilizzare può essere poco intuitiva e dipende dal sistema di trasmissione. Conviene verificarne il funzionamento prima di iniziare, perché i diversi sistemi di videoconferenza cambiano nel tempo, cercando di semplificare ma non sono sempre intuitivi.
5. Non attivare mai nella stessa stanza microfoni o amplificatori di più apparati connessi alla stessa videoconferenza: generano suoni di ritorno insopportabili.
6. Prima di collegarsi a una videoconferenza in corso, chiudere il proprio microfono: attivarlo solamente se necessario, senza disturbare chi sta parlando. Conviene imparare le scorciatoie dei principali programmi per attivare o disattivare il microfono e la telecamera.

Inquadratura

1. Non avvicinarsi troppo alla telecamera per evitare la deformazione del volto. Controllare l'effetto prima di iniziare.
2. Con lo smartphone può essere preferibile un'inquadratura orizzontale che risulta più naturale per il nostro campo visivo se gli altri usano tablet o computer per connettersi.
3. Almeno quando si parla, cercare di guardare la telecamera per mantenere il contatto visivo con gli interlocutori: non è facile perché si tende a guardare lo schermo che è in direzione diversa. Un semplice trucco è ridurre la finestra di ciò che si deve leggere o l'immagine che si vuole guardare mentre si parla, e collocarla nello schermo il più possibile vicina alla posizione della telecamera.
4. Sistemare la telecamera o lo smartphone su un supporto stabile: tenerli in mano genera movimenti che danno fastidio all'interlocutore.
5. Prima di collegarsi a una videoconferenza in corso, chiudere la propria telecamera: attivarla solamente se necessario. Nel caso di riunioni numerose in cui uno solo parla per la maggior parte del tempo, può essere opportuno non attivarla per nulla, per non distrarre gli altri ascoltatori. Diversa è la situazione di una riunione familiare o un dibattito oppure una lezione in cui il docente vuole vedere gli studenti.

Presentazione

1. La condivisione di schermo o finestra o scheda del browser è possibile con tutti i sistemi. La scelta opportuna deve essere valutata facendo qualche prova. Per esempio, se si vuole condividere un video YouTube con Google Meet, è necessario condividere la scheda di Chrome.
2. Risulta molto conveniente avere due schermi: il principale con l'applicazione di videoconferenza e il secondo con la presentazione, condividendo tutto questo secondo schermo. In questo modo si ha la possibilità di vedere gli interlocutori mentre si presenta a pieno schermo.
3. Se si usa PowerPoint bisogna conoscere bene le sue diverse modalità di presentazione: per esempio, la modalità relatore può creare problemi se si sta contemporaneamente proiettando e condividendo. Va evitato in ogni caso di condividere PowerPoint senza aver prima attivato la presentazione a tutto schermo.
4. In molte circostanze è prudente salvare la propria presentazione in PDF e presentarla a pieno schermo (CTRL-L): si è così indipendenti dalla disponibilità di PowerPoint sul computer utilizzato.
5. Se si devono mostrare filmati su YouTube durante la presentazione, è molto conveniente creare la presentazione stessa su Google Drive con lo strumento apposito, oppure importare quella PowerPoint, convertendola in formato Google. In questo modo si possono inserire elementi di YouTube, dimensionandoli opportunamente e decidendo se farli attivare automaticamente o al clic.
6. La dimensione minima dei caratteri è diversa se la presentazione avviene anche in una sala con proiettore oppure solo a distanza: nel primo caso conviene non scendere sotto i 16 punti per facilitare la lettura a distanza. Invece nel secondo, si può usare un carattere piccolo (non meno di 10) perché tutti leggono da vicino.
7. Siccome la dimensione degli schermi ha il rapporto 16:9, un testo che occupa tutta la pagina proiettata rischia di essere difficilmente leggibile perché troppo lungo in orizzontale. Se il testo è breve, si può inserire in un riquadro più stretto, al massimo 2/3 della larghezza disponibile, aggiungendo un titolo o un immagine o nulla nello spazio restante. Se il testo è lungo, lo si può dividere in due colonne, molto più leggibili.
8. Sfruttare l'ultima pagina della presentazione per riassumere il messaggio principale o per dare consigli in relazione al tema: la semplice scritta "grazie" non è efficace, considerato che spesso quella pagina resta per parecchio tempo davanti agli occhi di tutti.

Monitoraggio

1. Per garantire qualità ed evitare problemi, nella stessa stanza della trasmissione conviene che ci sia qualcuno, diverso dal relatore, che vede e ascolta tramite auricolari, tenendo spento il proprio microfono, per evitare il rimbombo.
2. In alternativa, il monitoraggio può essere a cura di qualcuno in una stanza vicina, oppure remoto che sia in contatto con l'organizzatore o il regista, via chat alternativa o telefono.
3. Nelle occasioni importanti, che includono la trasmissione in diretta sui social networks, non escludere di utilizzare sistemi come Restream che, anche nelle versioni gratuite, offrono servizi più che sufficienti.

2021-05-23, aggiornato 2024-04-29